Prijslijsten als Word sjabloon

Het huwelijk tussen Word en Excel

Daar waar Word goed is in tekstverwerking – en Excel in rekenen, is de combinatie van die twee niet perfect. Daarnaast lenen zowel Word als Excel zich niet bepaald voor fraaie vormgeving. Tenslotte wordt Word snel instabiel bij grote, zware documenten. Onze oplossing voor onze klant Thermopatch: hun prijslijsten als Word sjabloon!

Prijslijsten van Thermopatch

Een goed voorbeeld waar dit matige huwelijk boven kwam drijven, was bij de prijslijsten van onze klant Thermopatch. Deze bestaan uit lijvige bestanden, in een combinatie van teksten én grote hoeveelheden Excel-tabellen.

Dit valt duidelijk onder de noemer “intensief gebruik”. En daardoor liep men tegen een aantal problemen aan.

Prijslijsten aantrekkelijker maken?

De oorspronkelijke vraag was eigenlijk: kunnen jullie onze prijslijsten wat minder saai maken? Grafisch aantrekkelijker, dus! Daarbij waren er wel wat wensen, waaronder;

  • De huidige lijsten dienen intact te blijven
    (lees: de data in de gevulde Excel-tabellen mag niet verloren gaan)
  • Er zijn verschillende varianten en versies die we graag zelf onderhouden
  • Daarvoor is het noodzakelijk dat we in Word kunnen blijven werken
  • De Excel-functionaliteit dient intact te blijven

Op basis van deze wensen en eisen zijn we aan de slag gegaan… We bouwden de prijslijsten als Word sjabloon!

Vormgeving

De eerste actie was de vormgeving, in eerste instantie zonder rekening te houden met de beperkingen van Word en Excel. Zodra we daarmee klaar waren, toetsten we de vormgeving aan onze Office-specialisten. Aan de ene kant zodat de technische haalbaarheid bekeken kan worden. En aan de andere kant om te voorkomen dat we de klant iets voorstellen dat niet gebouwd kan worden.

Daarna hebben we de klant het resultaat laten zien én beoordelen.

Bouwen van sjablonen

De tweede stap was het werkelijk bouwen van de sjablonen. Bij het bouwen wordt feitelijk de hele originele prijslijst “gestript”, dat wil zeggen dat we deze ontdoen van alle opmaak. Er is uiteraard sprake van een spanningsveld tussen de vormgeving enerzijds en de gewenste functionaliteiten anderzijds. Onze programmeurs losten dit pragmatisch op. Het resultaat: een eenvoudige toevoeging aan Word: in uw menubalk verschijnt een extra menukeuze.

Een extra menu in Word

Het toegevoegde menu bevat een aantal onderdelen, die nodig zijn voor het opbouwen van de nieuwe prijslijst;

  • Allereerst onze gratis opsommings-functie
    Deze vervangt de standaard (instabiele) opsommingen van Word
  • De nieuwe functies zoals het invoegen van een nieuwe pagina en een nieuwe sectie
    Op deze manier wordt de inhoudsopgave geheel automatisch opgebouwd en bijgehouden
  • De menukeuze voor het invoegen van een nieuwe prijstabel
    Met submenu’s waarin gekozen wordt uit de gewenst tabelbreedte (aantal kolommen)

Snel en eenvoudig werken

Met behulp van de extra menu-opties, is het voor de gebruiker eenvoudig om een compleet nieuwe prijslijst op te bouwen. Feitelijk is het niet meer dan “klik-en-klaar”. Vanzelfsprekend is het veel werk om een omvangrijke prijslijst te maken, maar: het is eenvoudig. En het resultaat staat direct in de gewenste vormgeving!

Vlotter werken – ook binnen uw organisatie?

Laat ons vrijblijvend meekijken met uw manier van werken in Office, zodat we een advies kunnen formuleren waardoor ook u én uw collega’s efficiënter gaan werken. Met als resultaat fraaiere én stabielere documenten! Interesse? Bel of mail direct!

OPENINGSTIJDEN

Werkdagen 08:30 – 17:30
Zaterdag gesloten
Zondag gesloten

TELEFOONNUMMER

  +31(0) 413 25 32 25

ONS ADRES